Η σημασία της εσωτερικής επικοινωνίας.

...

Θεωρείτε ότι το κλίμα που επικρατεί στην εταιρεία σας επηρεάζει την απόδοση των εργαζομένων; Θα θέλατε οι σχέσεις μεταξύ των συναδέλφων και ανάμεσα στη διοίκηση και τους εργαζόμενους να βασίζονται στην αλληλοκατανόηση και την υποστήριξη; Πιστεύετε ότι αν επικρατούσαν αυτές οι ποιοτικές σχέσεις, τότε οι υπάλληλοι θα εργάζονταν με όρεξη, θα αγαπούσαν τον εργασιακό τους χώρο και συνεπώς ο οργανισμός θα προόδευε; Σχεδόν όλοι οι διευθυντές και επιχειρηματίες θα απαντούσαν θετικά στα παραπάνω ερωτήματα και εδώ καλείται να παίξει έναν πολύ σημαντικό ρόλο η λεγόμενη εσωτερική επικοινωνία.

Μια εταιρεία επιβάλλεται να επικοινωνεί με τις εξωτερικές ομάδες των ενδιαφερομένων (π.χ. πελάτες, προμηθευτές, τοπική κοινωνία), επικοινωνεί εσωτερικά όμως και με τους υπαλλήλους της, καθώς και οι υπάλληλοι πρέπει να επικοινωνούν με τη διοίκηση. Η εσωτερική επικοινωνία είναι το σύστημα των ενεργειών που αφορούν στην άμεση επικοινωνία ανάμεσα στη διοίκηση της επιχείρησης ή στις οργανωτικές μονάδες και τους εργαζόμενους, καθώς και μεταξύ των εργαζομένων και των οργανωτικών μονάδων (κάθετη επικοινωνία, «από κάτω προς τα πάνω» και «από πάνω προς τα κάτω» και οριζόντια επικοινωνία).

Θα πρέπει να διευκρινιστεί ότι η εσωτερική επικοινωνία είναι μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες των υπεύθυνων ανθρώπινου δυναμικού. Δε σχετίζεται με τη διάχυση των πληροφοριών, που αφορούν κάποιο εταιρικό ζήτημα, προκειμένου να ληφθούν αποφάσεις, να συντονιστούν ενέργειες  και να υλοποιηθεί ένα έργο. Αυτή την ενημέρωση, επίσης σημαντική, αναλαμβάνουν οι διευθυντές και οι προϊστάμενοι των τμημάτων. Η εσωτερική επικοινωνία έχει πολύ σημαντικές συνέπειες στις σχέσεις, τη φιλοσοφία του οργανισμού, τις απόψεις, τις στάσεις και την αλληλεπίδραση των εργαζομένων. Αποστολή της είναι η εξασφάλιση των αναγκαίων συμπεριφορών και στάσεων όλων των εργαζομένων, για να εκπληρωθεί η αποστολή της εταιρείας, να υλοποιηθούν οι στρατηγικές και να επιτευχθούν οι στόχοι.

Από τα παραπάνω είναι φανερό ότι η εσωτερική επικοινωνία είναι ζήτημα εξαιρετικής σπουδαιότητας για τον οργανισμό. Πρέπει να αποτελεί αντικείμενο σωστού σχεδιασμού, προκειμένου να είναι αποτελεσματική. Το τμήμα Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι υπεύθυνο να εξετάσει τα ζητήματα, που συνδέονται με την εσωτερική επικοινωνία. Σε μικρότερες εταιρείες, που δεν υπάρχει οργανωμένο τμήμα HR, το ρόλο αυτό αναλαμβάνει ο γενικός διευθυντής. Εδώ θα αναφέρουμε ενδεικτικά τα πιο ουσιώδη θέματα, που πρέπει να έχει κανείς υπόψη του, όταν σχεδιάζει την εσωτερική επικοινωνία:

  • Ποιοι είναι οι επικοινωνιακοί στόχοι για το σύνολο του προσωπικού και ποιοι για κάθε υπο-ομάδα; Ποιες είναι οι ανάγκες της επικοινωνίας;
  • Ποιο είναι το περιεχόμενο των μηνυμάτων;
  • Ποιοι είναι υπεύθυνοι για να διεξάγουν την εσωτερική επικοινωνία;
  • Ποιο θα είναι το μέσο επικοινωνίας, ο χρόνος και ο τόπος;
  • Αξιολόγηση της εσωτερικής επικοινωνίας (έχει τα αποτελέσματα, που αναμένουμε και που έχουμε προσδιορίσει;).

Ας δούμε ένα παράδειγμα σε σχέση με τα παραπάνω: Οι στόχοι και οι ανάγκες της εσωτερικής επικοινωνίας πρέπει να απορρέουν από το όραμα, τις αξίες και τους στόχους  της επιχείρησης. Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι στόχος της εταιρείας είναι η διακράτηση των ταλαντούχων στελεχών. Σε αυτήν την περίπτωση, σκοπός της εσωτερικής επικοινωνίας είναι η έγκαιρη διάγνωση αυτών των στελεχών, που σκέφτονται να αποχωρήσουν για διάφορους λόγους. Το μήνυμα θα είναι ερωτηματολόγια, τα οποία θα διανεμηθούν στα στελέχη με σκοπό τη διερεύνηση της ικανοποίησής τους και την πρόθεση να εγκαταλείψουν την εταιρεία. Αφού φτάσει η ώρα της διανομής των ερωτηματολογίων, πρέπει να οριστεί ποιος θα τα διανείμει (π.χ. απευθείας η διεύθυνση προσωπικού ή οι διευθυντές των τμημάτων) και με ποιο τρόπο; Θα σταλούν με emailή θα μοιραστούν εκτυπωμένα; Επίσης, πότε θα ανακοινωθεί η διεξαγωγή της έρευνας και κυρίως από ποιον; Από το διευθυντή της επιχείρησης ή από τον HRDirector; Στο τέλος, είναι πολύ σημαντικό να αξιολογήσουμε κατά πόσο τα μέσα που επιλέξαμε είχαν το επιθυμητό αποτέλεσμα, δηλαδή να λάβουμε ερωτηματολόγια σωστά συμπληρωμένα, για να μπορούμε να τα επεξεργαστούμε και να φτάσουμε σε ασφαλή συμπεράσματα.

Ένα άλλο παράδειγμα στόχου της εσωτερικής επικοινωνίας, επίκαιρο καθώς συμβαίνουν πολύ μεγάλες αλλαγές στην εποχή μας, είναι η ενημέρωση για σημαντικές αλλαγές που συμβαίνουν στον οργανισμό. Ειδικότερος στόχος θα μπορούσε να είναι αντιμετώπιση του άγχους των εργαζομένων για τις επιπτώσεις, που θα έχουν οι αλλαγές στο προσωπικό.

Γενικότερα, το περιεχόμενο της εσωτερικής επικοινωνίας συνίσταται στην ενημέρωση των εργαζομένων για εξελίξεις στην επιχείρηση και άλλα σημαντικά γεγονότα, την έκφραση των συναισθημάτων της διοίκησης προς τους εργαζόμενους (π.χ. αναγνώριση των προσπαθειών τους), ενημέρωση της διοίκησης για προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι υπάλληλοι και άλλα παρεμφερή ζητήματα.

Από όσα έχουν γραφτεί, καθίσταται πιο εύκολα φανερό ότι η εσωτερική επικοινωνία είναι μια ακόμη επίσημη πρακτική της επιχείρησης για την επίτευξη των στόχων της και δε σχετίζεται με την παροχή γενικών πληροφοριών ούτε με τη διάδοση εταιρικών μυστικών.

Η εσωτερική επικοινωνία είναι ένα πολυσήμαντο θέμα και δε θα μπορούσε να εξαντληθεί σε ένα άρθρο. Θα αναφερθούν όμως συνοπτικά μερικά από τα πιο συνηθισμένα και αποτελεσματικά κανάλια της εσωτερικής επικοινωνίας:

  • Email
  • Πίνακες ανακοινώσεων
  • Τηλεφωνική επικοινωνία με ανοικτή γραμμή
  • Συναντήσεις τμημάτων
  • Συνέδρια και συσκέψεις
  • Τηλεδιασκέψεις
  • Intranet
  • Newsletter και άλλα εταιρικά έντυπα (π.χ. περιοδικό)
  • Εκπαίδευση
  • Συνδικαλιστικές οργανώσεις
  • Έρευνες γνώμης μεταξύ των υπαλλήλων
  • Διαδικασίες διατύπωσης παραπόνων και προτάσεων από τους εργαζόμενους.

Η απόφαση για τις πιο κατάλληλες μεθόδους εσωτερικής επικοινωνίας εξαρτάται από διάφορους παράγοντες. Οι πιο σημαντικοί είναι το μέγεθος του οργανισμού (άλλο μέσο επικοινωνίας θα χρησιμοποιήσει μια επιχείρηση 6 ατόμων και άλλο μια εταιρεία, που απασχολεί 350 άτομα, που ίσως να μη βρίσκονται στο ίδιο κτήριο ή ακόμη και στην ίδια περιοχή, τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των αποδεκτών (μορφωτικό επίπεδο, ιεραρχία, θέση στην εταιρεία), το περιεχόμενο των μηνυμάτων, ο στόχος της συγκεκριμένης εσωτερικής επικοινωνίας και φυσικά το κόστος, που συνεπάγεται η συγκεκριμένη μέθοδος.

Εν κατακλείδι, κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το αν είναι πολύ μικρή, μεσαία ή μεγάλη, πρέπει να συνειδητοποιήσει την τεράστια σημασία, που έχει η εσωτερική επικοινωνία για την εξέλιξη και την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων και να την εντάξει στην καθημερινή δραστηριότητα του οργανισμού.

Mobile app:
...
Copyright ©2016-2020 skywalker.gr | Developed with RORM 2 Framework